lunes, 29 de junio de 2015



QUE ES UN ARCHIVO?





Es un lugar o sitio para resguardar documentos.
Pero también es un conjunto de sistemas o procesos, donde se guardan todos los documentos que se generan en una organización. Conservando ordenada y sistemáticamente el historial o récord de ellas.

Permitiendo cumplir con dos funciones: Almacenar  y ubicar de inmediato los documentos almacenados

Tipos de Archivos

Según el lugar de emplazamiento:


Generales o centralizados: conservan documentos en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
.

Descentralizados o parciales: están en las distintas dependencias de la entidad.

Los archivos descentralizados o parciales, a su vez pueden ser:
  • Departamentales o por secciones: en el propio departamento.
  • Personales: de cada puesto de trabajo.


¿Que es Archivar?

La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en un archivador.

  • La archivística, también denominada como archivología; es la disciplina que se ocupa de los procedimientos y los problemas que surgen del almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente ubicados a futuro cuando sea necesario.
  • El archivista entonces es aquel que posee las capacidades y destrezas para ocuparse de el almacenamiento de documentos en un archivo.


Actividades de un Archivista

Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Clasificar y ordenar el material a archivar.
Ejecutar procedimientos de oficina y mecanografía. 
Manejo de archivo y kardex.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.





Muebles y Equipos

Archivadores: 

Manuales 

Mecánicos 












Electrónicos

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Ficheros y Tarjetas


Clasificadores










Inventario y Digitalización




Materiales y Elementos.









Conclusión

Fundamentado en la premisa de que los documentos generados producto de la actividades de las distintas organizaciones, deben ser conservado y resguardados de manera segura, ordenada y sistemática; el archivo es una parte o proceso fundamental en dichas organizaciones.
Permitiendo con ello cumplir con dos funciones: Almacenar la documentación y Ubicar de inmediato los documentos almacenados. Y permitir a las organizaciones conservar su legado histórico con el pasar de los años.