QUE ES UN ARCHIVO?
Es un lugar o sitio para resguardar documentos.
Pero también es un conjunto de sistemas o procesos, donde se
guardan todos los documentos que se generan en una organización. Conservando
ordenada y sistemáticamente el historial o récord de ellas.
Permitiendo cumplir con dos funciones: Almacenar y ubicar de inmediato los documentos
almacenados
Tipos de Archivos
Según el lugar de emplazamiento:
.
Los archivos descentralizados o parciales, a su vez pueden
ser:
- Departamentales o por secciones: en el propio departamento.
- Personales: de cada puesto de trabajo.
¿Que es Archivar?
La palabra archivar designa a la acción, actividad de
guardar documentos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en un
archivador.
- La archivística, también denominada como archivología; es la disciplina que se ocupa de los procedimientos y los problemas que surgen del almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente ubicados a futuro cuando sea necesario.
- El archivista entonces es aquel que posee las capacidades y destrezas para ocuparse de el almacenamiento de documentos en un archivo.
Actividades de un Archivista
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público
en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Clasificar y ordenar el material a archivar.
Ejecutar procedimientos de oficina y mecanografía.
Manejo de archivo y kardex.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Muebles y Equipos
Archivadores:
Mecánicos
Ficheros y Tarjetas
Clasificadores
Inventario y Digitalización
Materiales y Elementos.
Conclusión
Fundamentado en la premisa de que los documentos generados
producto de la actividades de las distintas organizaciones, deben ser
conservado y resguardados de manera segura, ordenada y sistemática; el archivo
es una parte o proceso fundamental en dichas organizaciones.
Permitiendo con ello cumplir con dos funciones: Almacenar la
documentación y Ubicar de inmediato los documentos almacenados. Y permitir a
las organizaciones conservar su legado histórico con el pasar de los años.
