QUE ES UN ARCHIVO?

Es un lugar o sitio para resguardar documentos.

Pero también es un conjunto de sistemas o procesos, donde se guardan todos los documentos que se generan en una organización. Conservando ordenada y sistemáticamente el historial o récord de ellas.

Permitiendo cumplir con dos funciones: Almacenar  y ubicar de inmediato los documentos almacenados

Tipos de Archivos

Según el lugar de emplazamiento:

Generales o centralizados: conservan documentos en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

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Descentralizados o parciales: están en las distintas dependencias de la entidad.

Los archivos descentralizados o parciales, a su vez pueden ser:

• Departamentales o por secciones: en el propio departamento.
• Personales: de cada puesto de trabajo.

¿Que es Archivar?

La palabra archivar designa a la acción, actividad de guardar documentos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en un archivador.

• La archivística, también denominada como archivología; es la disciplina que se ocupa de los procedimientos y los problemas que surgen del almacenamiento de documentos, con la misión que los mismos puedan ser sencillamente ubicados a futuro cuando sea necesario.
• El archivista entonces es aquel que posee las capacidades y destrezas para ocuparse de el almacenamiento de documentos en un archivo.

Actividades de un Archivista

Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.

Dar instrucciones en forma clara y precisa.

Clasificar y ordenar el material a archivar.

Ejecutar procedimientos de oficina y mecanografía. 

Manejo de archivo y kardex.

Redactar informes sencillos de oficina.

Supervisar personal.

Seguir instrucciones orales y escritas.

Muebles y Equipos

Archivadores: 

Manuales 

Mecánicos 

Electrónicos

Ficheros y Tarjetas

Clasificadores

Inventario y Digitalización

Materiales y Elementos.

Conclusión

Fundamentado en la premisa de que los documentos generados producto de la actividades de las distintas organizaciones, deben ser conservado y resguardados de manera segura, ordenada y sistemática; el archivo es una parte o proceso fundamental en dichas organizaciones.

Permitiendo con ello cumplir con dos funciones: Almacenar la documentación y Ubicar de inmediato los documentos almacenados. Y permitir a las organizaciones conservar su legado histórico con el pasar de los años.